Optimierungstools
für den Alltag.
Gut durchdachte Werkzeuge, die wiederkehrende Aufgaben vereinfachen – entwickelt aus konkreten Alltagssituationen heraus.
Diese Anwendungen entstehen dort, wo ein Problem oft genug auftritt, um eine strukturierte Lösung zu rechtfertigen. Sie stehen exemplarisch dafür, wie sich alltägliche Aufgaben mit dem richtigen Werkzeug deutlich effizienter gestalten lassen.
Raumeinteilung
Raum- und Dienstplanung für Gruppenpraxen – auf einen Blick.
In einer Gemeinschaftsordination teilen sich Ärzte, Therapeuten und Assistenz dieselben Räume. Wer wann wo arbeitet, lässt sich im Alltag schnell aus den Augen verlieren – mit Doppelbelegungen oder unbesetzten Zeiten als Folge.
Das Modul Raumeinteilung macht die Belegung auf einen Blick sichtbar: Jede Person trägt sich selbst ein, freie Raumzeiten werden eigenständig angebucht, und eine automatische Prüfung warnt, sobald eine Ärztin oder ein Arzt ohne Assistenz anwesend wäre. Das entlastet die Verwaltung und schafft verlässliche Übersicht.
Das Modul lässt sich individuell an die Abläufe Ihrer Ordination anpassen. Die Demoversion arbeitet mit fiktiven Musterdaten und gibt einen unverbindlichen Vorgeschmack – sehen Sie sich die Anwendung in Ruhe an und melden Sie sich, wenn Sie eine auf Ihre Praxis zugeschnittene Lösung wünschen.
- Wochen- und Monatsansicht der Raumbelegung (Räume × Tage)
- Feste Wochenpläne für Ärzte, Therapeuten und Assistenz
- Freie Raumzeiten selbst anbuchen – Freigabe durch die Verwaltung
- Abwesenheiten per Klick eintragen, ganztägig oder stundenweise
- Automatische Besetzungsprüfung: Arzt anwesend → genau eine Assistenz
- Assistenzkräfte springen bei Lücken direkt ein
- Österreichische Feiertage automatisch berücksichtigt
- Drei Rollen mit eigener Ansicht: Verwaltung, Arzt/Therapie, Assistenz
- Echtzeit-Synchronisierung, Datensicherung per Export & Import
Die Demo arbeitet mit fiktiven Musterdaten. Ein Login mit Passwort ist nicht nötig – tippen Sie einfach auf einen Namen, um jede Perspektive zu sehen. Änderungen werden nicht gespeichert und lassen sich jederzeit zurücksetzen.
Arbeitsstunden
Stundenverwaltung für Praxen – Soll, Ist und Urlaub auf einen Blick.
Wer in einer Ordination Mitarbeiter:innen beschäftigt, kennt das Thema: Wochensoll, tatsächlich gearbeitete Stunden, Urlaubsanspruch, Krankenstände, Plusstunden – sich darüber den Überblick zu bewahren, kostet Zeit und ist fehleranfällig, sobald mehrere Personen mit unterschiedlichen Arbeitsverträgen im Spiel sind.
Das Modul Arbeitsstunden bildet diese Verwaltung kompakt ab: Jede:r Mitarbeiter:in trägt die eigenen Zeiten ein, die Chefin behält das gesamte Team im Blick, und die Saldo-Berechnung (Ist gegen Soll) läuft automatisch im Hintergrund. Stundenänderungen bleiben nachvollziehbar, Excel-Export und -Import sind eingebaut.
Das Modul lässt sich individuell an die Abläufe Ihrer Ordination anpassen. Die Demoversion arbeitet mit fiktiven Musterdaten und gibt einen unverbindlichen Vorgeschmack – sehen Sie sich die Anwendung in Ruhe an und melden Sie sich, wenn Sie eine auf Ihre Praxis zugeschnittene Lösung wünschen.
- Wochensoll vs. tatsächliche Stunden mit automatischer Saldo-Berechnung
- Plusstunden und Überstunden klar nachvollziehbar
- Urlaub und Krankenstand werden mitberücksichtigt
- Jährlicher Urlaubs-Reset zum gewählten Stichtag
- Chef-Rolle mit Überblick über das gesamte Team, Mitarbeiter-Rolle mit eigener Ansicht
- Mitarbeiter:innen werden vom Chef per E-Mail angelegt
- Wochensoll-Änderungen mit Datum nachvollziehbar gespeichert
- Excel-Export mit Übersichts-Blatt und einem Blatt pro Person
- Excel-Import bestehender Stundenaufzeichnungen
- Feiertage werden automatisch berücksichtigt
Die Demo arbeitet mit fiktiven Musterdaten. Ein Login mit Passwort ist nicht nötig – tippen Sie einfach auf einen Namen, um jede Perspektive zu sehen. Änderungen werden nicht gespeichert und lassen sich jederzeit zurücksetzen.
Arbeitseinteilung
Dienstplanung für Ärzte und Assistenz – fair verteilt und qualifikationsgerecht.
In einer Ordination müssen Ärzte und Assistenz so eingeteilt werden, dass zu jedem Dienst die passende Besetzung steht – mit der richtigen Anzahl an Assistenz und den nötigen Qualifikationen. Von Hand geplant kostet das Zeit, und Lücken oder Fehlbesetzungen fallen oft erst spät auf.
Das Modul Arbeitseinteilung bildet den Dienstplan für Ärzte und Assistenz übersichtlich ab: Pro Dienst ist festgelegt, wie viele Assistenzkräfte mit welchen Qualifikationen gebraucht werden, Vertretungen lassen sich eintragen, und Urlaub sowie Stundenkonten laufen automatisch mit. So ist auf einen Blick erkennbar, wo ein Arzt oder eine passend qualifizierte Assistenz fehlt.
Das Modul lässt sich individuell an die Abläufe Ihrer Ordination anpassen. Die Demoversion arbeitet mit fiktiven Musterdaten und gibt einen unverbindlichen Vorgeschmack – sehen Sie sich die Anwendung in Ruhe an und melden Sie sich, wenn Sie eine auf Ihre Praxis zugeschnittene Lösung wünschen.
- Regulärer Wochen-Dienstplan für Ärzte und Assistenz
- Pro Dienst: benötigte Anzahl Assistenz und erforderliche Qualifikationen
- Automatische Warnung, wenn ein Arzt oder eine passende Qualifikation fehlt
- Vertretungsärzte und Vertretungen direkt eintragbar
- Urlaubsverwaltung mit Jahres-Urlaubsstunden (genommen / übrig)
- Stundenkonten mit Anfangssaldo und laufender Berechnung
- Monatsübersicht über alle geplanten Dienste
- Drei Rollen mit eigener Ansicht: Verwaltung, Arzt/Ärztin, Assistenz
- Österreichische Feiertage automatisch berücksichtigt
- Echtzeit-Synchronisierung, Datensicherung per Export & Import
Die Demo arbeitet mit fiktiven Musterdaten und ist unverbindlich. Probieren Sie die verschiedenen Rollen aus – Änderungen lassen sich jederzeit zurücksetzen.
VieTour Auswertungstool Beta
VieTour-Herkunftsstatistik aus dem Buchungs-Export – automatisch, in einem Schritt.
Wer in Österreich Gäste beherbergt, muss monatlich die Nächtigungszahlen nach Herkunftsgebiet an die Gemeinde melden. Einfach den Smoobu-Export hochladen – die fertige VieTour-Herkunftsstatistik erscheint sofort. Alles läuft lokal im Browser, keine Daten verlassen Ihr Gerät.
Das Tool befindet sich in der Testphase und kann von allen kostenlos genutzt werden. Über Rückmeldungen freue ich mich sehr.
⚠ Web-Tool derzeit nur für Smoobu-Exporte verfügbar
Andere Buchungsplattform? Nutzen Sie Booking.com, Airbnb, Lodgify oder ein anderes System? Schicken Sie mir eine Export-Datei Ihrer Plattform an office@clarahaffner.at – ich erstelle dafür kostenlos eine eigene Version.
- Schritt 1: Datei öffnen und „Inhalt aktivieren" klicken
- Schritt 2: Buchungen im Blatt „Eingabe" einfügen (Anreise, Abreise, Adresse, Erwachsene, Kinder)
- Schritt 3: Makro „AuswertungStarten" via Alt+F8 ausführen
- Schritt 4: Fertige Statistik aus dem Blatt „Vietour Auswertung" in das VieTour-Formular übertragen
Noch einfacher mit KI: Mit Claude und Cowork lässt sich das Eintragen in das VieTour-Formular sowie die Erstellung eines monatlichen Zeitplans vollständig automatisieren – die KI übernimmt dann alles. Kontaktieren Sie mich, wir richten das gemeinsam ein.
Wer regelmäßig Wahlarzt-Honorarnoten einreicht, kennt das Problem: Der Überblick über eingereichte Rechnungen, ausstehende Erstattungen und bereits erhaltene Zahlungen geht schnell verloren. Diese Anwendung schafft Ordnung.
- KI-gestützter Scan der Honorarnoten
- Statusverfolgung SVS & Zusatzversicherung
- Übersicht über alle ausstehenden Erstattungen
- Versicherungslimits im Blick
- Export für eigene Aufzeichnungen
Rücksendungen sind ein unterschätzter Zeitfresser. retouri hilft dabei, den Überblick zu behalten – vom Absenden des Pakets bis zur bestätigten Rückerstattung, alles strukturiert an einem Ort.
- Rücksendungen strukturiert erfassen
- Etikett scannen – Sendungsnummer automatisch erkannt
- Tracking-Link automatisch generiert
- Status von gesendet bis erstattet
- Übersicht über ausstehende Beträge
Scan-Buchhaltung
Belege fotografieren, automatisch kategorisieren und dem Kontoauszug zuordnen – als strukturierte Basis für den Steuerberater. Eine weitere Anwendung, die aus dem konkreten Beratungsalltag entsteht.
Weitere Werkzeuge entstehen dort, wo ein konkretes Problem eine strukturierte Lösung verdient. Wenn Sie eine Idee haben oder etwas in Ihrem Alltag vereinfachen möchten – ich freue mich über den Austausch.